Es importante clarificar los conceptos de ERP y SGA, a la hora de tomar decisiones respecto a su adquisición, actualización, modificación y/o eliminación. Primero que todo, sus definiciones:
Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).
Las organizaciones internas de cada empresa son complejas, requieren de una gestión administrativa importante, para poder integrar todas sus actividades generadas en cada uno de sus departamentos. El avance tecnológico, específicamente de software y hardware, ha permitido que las empresas puedan adquirir, o desarrollar, sistemas de bases de datos operacionales, integradas entre las distintas áreas de la empresa controlando todos los flujos de información. Así, evitamos que cada área desarrolle sus propios programas administrativos y de control, minimizando los riesgos de contar con información errónea, desactualizada, o bien, no contar con la información en tiempo real, desfasando la toma de decisiones con las consecuencias en la operatividad de la empresa.
Existen en el mercado distintos sistemas ERP, desarrollados para cubrir las necesidades específicas de cada organización, pequeña, mediana y gran empresa. Cada empresa debe definir qué áreas necesita integrar para luego analizar su configuración. En general, un ERP se compone de los siguientes módulos:
- Contabilidad
- Finanzas
- Recursos Humanos
- Clientes
- Compras
- Ventas
- Facturación
- Marketing
Dependiendo de la empresa y sus flujos de procesos, se pueden incorporar módulos como:
- Producción
- Gestión de almacén
- Gestión de proyectos
- Inventarios
Sistema de Gestión de Almacenes (SGA).
El SGA, es un sistema creado para la administración y operación de todas las actividades relacionadas con la logística e intralogística de un almacén, dentro de una empresa, logrando la optimización de recursos y procesos al incorporar la digitalización y automatización.
Se automatizan los procesos del picking y packing, reduciendo los márgenes de error en los procesamientos de pedidos, la gestión de stocks se optimiza al tener un control de todas las existencias almacenadas y elimina pérdidas económicas por roturas de stocks, sobrestocks, vencimientos, etc.
La flexibilidad de estos sistemas, permite agregar módulos de gestión e ir integrando distintos almacenes, en lugares diferentes, ofreciendo escalabilidad en el negocio. Todas las tareas de logística, pueden ser centralizadas en un único sistema e integrarlo al sistema ERP que tenga la empresa, formando una base de gestión sólida y transversal a todas las áreas administrativas, comerciales y productivas de la empresa.
El SGA, permite adicionar elementos de captura de datos incorporando la última tecnología en transmisión y procesamiento de la información, permitiendo la trazabilidad de cada producto.
Entonces un SGA es un sistema que permite un control detallado de todas las actividades de la logística de entrada (registro y control de la recepción de la mercancía), de la mantención en los almacenes (asignación de ubicaciones óptimas, tipos de contenedores, rotación de artículos y gestión de stocks) y de la salida de los productos (preparación de cargas, gestión de picking, etiquetado).
Tal como hemos explicado, la escalabilidad, es una característica importante de un SGA, ya que permite gestionar múltiples almacenes dentro de una empresa e integrar distintas organizaciones, centralizando toda la gestión.
Principales diferencias entre un SGA y un ERP.
Teniendo claro las definiciones de cada uno, podemos indicar las principales diferencias:
- El SGA puede gestionar almacenes convencionales como así también, los automáticos, pudiendo configurar distintas opciones tecnológicas y de robotización.
- El SGA puede interactuar con dispositivos externos, configurando opciones de trabajo (terminales RFID, robots colaborativos, equipos de realidad aumentada y virtual, etc.).
- El SGA permite gestionar en detalle las ubicaciones de cada artículo en el almacén, pudiendo automatizar los procesos de búsqueda, movimientos, control e información relevante de cada producto para optimizar su transporte.
- El SGA permite procesar la información de todo el almacén para una correcta administración de los datos en tiempo real. Esto es importante a la hora de resolver situaciones específicas y que requieran la toma de decisiones operativas que pueden afectar negativamente (si se toman en base a datos erróneos) a la empresa.
Las características indicadas, destacan las funciones que, en un ERP, estarían limitadas o no las podrías realizar. Esto implica, que, si la empresa necesita una gestión y control eficiente y óptimo de sus almacenes, debe considerar la adquisición de un SGA que se integre con el sistema ERP. De esta forma, se garantiza una administración global en todas las áreas de la organización, aumentando la productividad y la competitividad.
